Офис — это не просто помещение со столами и компьютерами. Это живой механизм, который крутится на мелочах. Забыли заказать бумагу для принтера? Остановилась распечатка документов. Закончились скобы для степлера? Сотрудники начинают складывать листы уголками. Обеспечение офиса всем необходимым — это основа, без которой даже самая профессиональная команда начинает пробуксовывать. Поэтому важно не просто купить что-то «на первое время», а создать систему, при которой у сотрудников всегда будет всё под рукой.
Основная задача офис-менеджера или руководителя — организовать бесперебойное снабжение, и здесь не обойтись без четкого списка. Все товары для офиса можно разделить на несколько больших групп: канцелярия, расходные материалы для офисной техники, хозтовары и мелочи для комфорта. И если с компьютером и столом всё понятно, то именно канцелярские товары требуют постоянного контроля. Закупать их лучше оптом, чтобы не бегать в магазин каждый раз, когда заканчивается ручка. Например, удобно оформлять заказы на канцелярию оптом, что позволяет сэкономить время и деньги, но без понимания, что именно и в каком количестве нужно, даже оптовая закупка может оказаться неэффективной.
Базовый набор канцелярии: без чего не обойтись
Сотрудники могут годами работать без стикеров, но без ручки и бумаги офис не просуществует и дня. Канцелярские товары для офиса — это не просто «бумажки», а инструменты для создания и оформления документации, учета и творчества. В первую очередь, это офисная бумага. Без неё остановится всё: печать договоров, смет, прайсов. Для разных целей нужна разная бумага: для официальных документов — класс «А» (высокое качество), для внутренних черновиков — класс «С» (экономичный вариант). Также обязательно наличие конвертов для исходящей корреспонденции и файлов для защиты и хранения документов.
Письменные принадлежности — это ручки и карандаши. В среднем, на одного сотрудника в квартал уходит 2-3 шариковые ручки, поэтому закупать их нужно с запасом. В основном используют синие, черные или фиолетовые чернила, но также нужны красные и зеленые для выделения. Карандаши средней жесткости (HB) подходят для заметок и разметки, а твердые (T) — для чертежей.
Средства для скрепления и хранения документов — это отдельная категория, где без запаса скоб, скрепок и папок легко попасть впросак. Офисный работник нуждается в следующем наборе:
- Степлеры и антистеплеры. Стандартный офисный вариант — степлер под скобы №24/6 (для 5-25 листов), для больших объемов документов (до 100 листов) нужен мощный степлер под скобы №23. Скобы нужно покупать с запасом, как и сами степлеры, на случай поломки.
- Папки и скоросшиватели для сортировки бумаг: регистраторы, папки на кольцах, конверты, лотки для бумаг.
- Скрепки и канцелярские кнопки для временного скрепления документов и размещения объявлений на доске.
- Клей, скотч, корректор для исправлений и склеивания документов и пакетов.
Расходные мелочи и прочие необходимые вещи
Кроме классической канцелярии, в офисе должно быть много других вещей, без которых комфортная работа невозможна. Сюда входят такие предметы, как ножницы и канцелярские ножи для вскрытия корреспонденции и резки бумаги, а также картриджи для принтеров. Обычно в офисе держат запасной картридж и чернила для печатей, потому что их замена зачастую срочная. Также нужны средства для чистки оргтехники — мониторов, экранов и системных блоков.
Стоит помнить и про «невидимые» расходники. В каждом офисе постоянно нужны хозтовары и санитарно-гигиенические принадлежности: туалетная бумага, салфетки, бумажные полотенца, мыло и дезинфицирующие средства. Закупкой этих товаров также нужно заниматься регулярно. Немаловажны и продукты для комфорта сотрудников: чай, кофе, сахар и печенье — простые вещи, которые поднимают настроение и создают рабочую атмосферу.
Организация закупок: как ничего не упустить
Чтобы офис никогда не оставался без ручки или бумаги, нужна система закупок. Самый простой способ — закупать канцтовары «по ситуации», когда секретарь видит, что что-то закончилось. Этот способ часто приводит к нехватке в самый ответственный момент. Более грамотный вариант — собирать заявки от сотрудников и затем централизованно делать один крупный заказ. Такой подход экономит время и деньги.
Для крупных офисов с большим штатом применяется системный подход, когда ведется точный учет расхода канцтоваров на каждого сотрудника, выводятся нормативы и на их основе составляется график закупок. В любом случае, главный принцип — «лучше взять на несколько штук больше, чем остаться ни с чем». Небольшой запас ручек, блокнотов и скоб для степлера в ящике стола офис-менеджера — это не просто страховка, а спокойствие всего коллектива.
Комментарии